RACI maatriksi kohustusena juhtimisvahend. RACI: ärakirja

Ebaõnnestunud projektide üks levinumaid põhjusi on rühmituse liikmete funktsioonide väärkasutamine. Kindlasti olete juba selle üle näinud: vähimatki raskustes hakkavad osalejad otsima vastutust süüdi ja viskama vastutust üksteise vastu probleemi lahendamise asemel. Selliste olukordade vältimiseks leiutas RACI maatriks - lihtne ja tõhus vahend inimressursside planeerimiseks.

"Mikroskoobi all": igas projektis on 4 võtmerolli

Ülesannete jaotus on juhatuse peamine ülesanne. Kuid praktikas tundub kõik tavaliselt teisiti: juht määrab lihtsalt meeskonna liikmed ootuses, et eksperdid otsustavad, kes ja mida peaks tegema. Kuid mis juhtub, kui tähtaeg on katkenud või halb kvaliteet on vabastatud? "Ma ei tee seda", "nad ei öelnud mulle seda" ... ja mingeid kasulikke tegevusi.

RACI-vastutuse maatriks võimaldab pädevatelt asutustelt lahendada palju probleeme. Vastavalt sellele tehnikale, olenemata töö keerukusest ja ulatusest, on ükskõik millise projekti meeskonnaliige üks neljast rollist.

R - vastutav

Vastutav tõlge tähendab "esineja". See on töötaja, kellele kuulub konkreetse töövõtja töö eest otseselt vastutus. Samal ajal ei valita enamikul juhtudel lahendusmeetodeid ja järgib projektijuhti.

See roll on määratud pädevatele töötajatele ja spetsialistidele - inimestele, kes oskavad seda teha . RACI-s täidavad esinejad järgmisi funktsioone:

• Määrake, mida täpselt projekti elluviimiseks tuleb teha ja kui kaua see kestab (eespool sätestatud tingimustel);
• Loo vajalikke ressursse;
• Osaleda tehnilise dokumentatsiooni koordineerimisel ja heakskiitmisel;
• Analüüsida projekti edenemist ja vahetulemusi;
• Andke haldajale tehtud tööde aruanne.

Meeskonnas on mitu sellist inimest. Lisaks sellele saab seda rolli teistega kombineerida. Kõige tavalisem kombinatsioon on vastutustundlik + vastutustundlik (tõlkes - "vastutav + täitja").

A - vastutustundlik

Peamine projektijuht on "vastutustundlik" või "vastutav". Just see, kes vastutab selle eest, et määratud ülesanded oleksid õigeaegselt täidetud, nõutaval tasemel ja eraldatud eelarves. Lisaks A:

• Valib läbiotsija ja projektijuhtimise meeskonna;
• Määrab ülesanded kõikidele osalejatele;
• Kontrollib töö edenemist;
• Jagab ressursse esinejate seas;
• Säilitab ressursside kasutamise rekordi ja põhjendab ka kuraatorit täiendavate vahendite eraldamise vajadusest;
• Arvab teiste meeskonnaliikmete ideid ja ettepanekuid, võib neid heaks kiita või tagasi lükata.

Tavaliselt toimib projektijuht kliendi või kõrgema ametiasutuse ja meeskonna vahel "ühendavana".

C - Konsulteeritud

Kolmas roll RACI maatriksis on "konsultant" (seda nimetatakse ka mõnikord ka "kuraatoriks"). Koos juhiga osaleb ta projektijuhtimises, kuid on peamiselt seotud strateegiliste küsimuste lahendamisega:

• Kiidab heaks muudatused töö ulatuses ja kestuses;
• Eraldab projekti elluviimiseks vajalikke ressursse;
• Vajadusel koordineerib kliendiga eelarve suurendamise vajadust;
• Saab haldurilt tehtud tööde kohta aruandeid;
• Teeb otsuseid mis tahes ettenägematutes olukordades kriitiliste muudatuste korral, mis võivad mõjutada projekti ajastamist ja maksumust.

Konsultantide roll on tavaliselt kõrgematele juhtidele. Nad määravad globaalseid eesmärke ja seejärel määravad projektijuhi, kes juba jagab ülesandeid meeskonnaliikmete vahel.

I - Informeeritud

Lisaks loetletud rollidele näitab RACI maatriks "informeeritud" ("vaatleja"). Ta täidab administraatori ülesandeid ja tegeleb peamiselt töövoo organiseerimisega. Järelevalve teostab projektijuhti, kuid erinevalt teistest osalejatest ei vastuta ta tulemuste eest. Selle asemel ta:

• Kogub ja süstematiseerib kogu teavet projekti, ressursside ja plaanide kohta;
• Hoiab koosolekute protokolle;
• Aktsepteerib projektitaotlejatelt dokumente ja seejärel edastab need vastavatele struktuuridele;
• Jälgib esitamise ajastamist ja aruannete täitmise õigsust.

Pange tähele, et seos vaatlejaga on valdavalt ühepoolne. Selle peamine ülesanne on päästa juhataja bürokraatlike protseduuride kulutamise ja "mahalaadimata".

RACI-maatriksi loomine näite abil

Räägime küsimuse praktilistest külgedest. Kuidas koostada võimu ja vastutuse jagamise skeem?

1. Koostame nimekirja

Kõigepealt peate värvima kõik, mida vaja teha. Detailsusaste sõltub konkreetsest projektist. Mõnikord juhitakse juhtimise ja haldamise lihtsustamiseks välja mitu maatriksit. Esiteks loetlege peamised tööplokid ja lõhutage igaüks eraldi funktsioone ja ülesandeid. Tööde loend näidatakse tabelis piki vertikaalset joont.

2. Valige meeskonna liikmed

Siin on vaja vastata küsimusele: "Kes selle projektiga kaasatakse?". Horisontaalselt on vaja välja jätta kõik töötajad ja / või osakonnad, kes osalevad rakendamisel kõigil etappidel - alates planeerimisest kuni tulemuste esitamiseni ja aruande edastamiseni.

3. Laadi täitmine

Pärast seda võite jätkata funktsioonide levitamist. Selleks on teil vaja selgelt mõista iga tööetapi ja selle, kuidas meeskonnad töötavad.

Vaatame oma näite aluseks ja lõpetame "disaini" etapil. Sellisel juhul R - esitaja - ainult üks. Töö käigus juhib ta eelnevalt ettevalmistatud prototüüpide saiti. Seepärast täidab süsteemiarhitekt, kes selle arendamisel osales, konsultandi C funktsiooni praegusel etapil. Ka analüütik ja arendaja võivad oma soovid väljendada. Valmis disain on projektijuhiga (A) heaks kiidetud. Kuid testikud ja süsteemiadministraator ei tee praegusel etapil otsuseid, vaid saavad ainult teavet selle kohta, kuidas töö toimub, ja seetõttu antakse neile informeeritud roll - I.

Mudeli sordid

Enamikul juhtudel saate teha standardmaatriksi. Kuid keerukamate projektidega töötamisel on mõnikord vaja täiendavaid rolle. Seetõttu on viimastel aastatel ilmnenud vastutuse diagrammi 2 laiendatud versiooni.

RACI-VS

Siin lisatakse standardseerialadele veel kaks:

• Kontrollib (V) - töötaja või eriline meeskond, mis kontrollib, mil määral täidab ülesande täitmise tulemus kinnitatud kriteeriume.
• Märgid (S) koordineerivad projekti tarnimist kliendiga, korraldavad esitlust ja esitavad aruandeid. Tavaliselt täidab seda funktsiooni töö eest vastutav isik (aruandekohustus), kuid sel eesmärgil meelitab RACI-VS eraldi spetsialisti.

Tänu suurendatud kontrollile ja tihedamale kontaktile kliendiga on see mudel optimaalne tehniliselt keerukatele ja suuremahulistele projektidele, mille üle kümneid (või isegi sadu) inimesi töötab.

RASCI

Selles variandis ilmub maatriksisse uus tugi - toetav (S). Selle peamised ülesanded on anda projektile täiendavaid ressursse, see tähendab juhi ja testamendi toetust.

Ideaalne roll suhe

RACI maatriks on loodud mitte ainult selleks, et teada saada, kes probleemide korral "represseerida". Isegi selle tabeli kavandamise etapis võite näha töövoo organisatsiooni nõrkusi.

Vertikaalanalüüs võimaldab teil näha iga projekti osaleja ülesandeid ja volitusi, objektiivselt hinnata koormuse taset:

• Palju R - tõenäoliselt tuleb inimest mitu ülesannet katkestada, mis võib negatiivselt mõjutada töö kiirust ja tulemusi;
• Paljud A-töötaja "saavad kaela ümber" kõigile; Soovitatav on jaotada vastutus ühtlasemalt;
• Puuduvad rakud R ja A - võimalus mõtlema selle postituse teostatavusele (tegelikult maksate spetsialistile, kes midagi ei tee);
• Puuduvad tühjad lahtrid - jällegi on ülekoormamise probleem, mitte igaüks suudab sama palju täita nii palju ülesandeid.

Horisontaalne analüüs näitab omakorda töökorralduse kvaliteeti igal etapil. Siin tekivad sageli probleemid:

• Palju R - seal võib olla funktsioonide dubleerimine ja keegi meeskonnast teeb ebavajalikku tööd;
• Palju A - projektide läbimisel on vastutus ja segasus "lahjendatud";
• Palju C-arutelu takistab oluliselt töövoogu (peate ootama, kuni kõik teevad muudatused ja kommentaare, leiavad kompromisse jne);
• Ei, see võib olla signaal asjaolule, et liiga paljud esinejad on seotud ühe ülesandega, mis samuti aeglustab projekti elluviimist.

Mis RACI juht saab kiiresti tuvastada koormatud või alla isikust, kasutu seisukohti ja töövaldkonnad mida keegi vastutab. Hästi kirjutatud maatriksi võib oluliselt parandada juhtimise ja kontrolli projektide rakendamist, samuti vähendada konflikte esinejad ( "Ma ei tee seda üldse ..." "Et ta pidi tegema ..." ja nii edasi. D.).

kasulikke näpunäiteid

RACI maatriksi tema ülesannete täitmiseks ja tõhusa tõrgeteta toimimine firma, siis tuleb meeles pidada, mõned olulised punktid.

1. Kui tabeli täitmisel, leiavad töötajate kvalifikatsiooni. Näiteks raamatupidaja ei ole vaja nimetada konsultant (C) etapil asendiplaani vähemalt, sest ta ei ole kogenud selles valdkonnas.
2. Igal leheküljel peaks olema ainult üks Accountable (A). Kui rohkem kui üks, näitab tingimused. Näiteks A1 - on katsete eest vastutav töölaua versiooni saidi ja A2 - mobiiltelefoni.
3. Igal ülesanne peab olema vastutustundlik ja Vastutustundlik (tõlkes - "Vastutustundlik" ja "Artist").
4. Proovige sõnastada iga probleemi konkreetne. Kasuta verbid - "avaldab", "valmistama", "kirjutada", "test", "update" jne Soovitav on kohe täpsustada soovitud tulemusi - .. Mitte ainult "check allalaadimise kiirus" ja "Veenduge, et allalaadimise kiirus site mitte rohkem kui 0,8 sekundit. "
5. Tegevus ei tohiks olla, mida kohaldatakse konkreetse töötaja, vaid kontoris tervikuna.
6. RACI maatriksi paremini kui meeskond, mis põhineb analüüsi tegelik töö olukordades. On oluline, et iga osaleja teadlik oma rolli ja väljakutseid, et see seisab.