Millised on sekretäri ametikoha

Et selgelt määratleda sekretäri ametikoha, pead teadma keegi räägib. Lõppude lõpuks, see seisukoht võib näha mitmel viisil. Tuntud näiteks juhiabi kui kontoritöötaja, peasekretär juhina (juht) teatud organisatsiooni, riigisekretär riigiametnikuna, sekretär diplomaatilise isik, sekretär pea töötajana, ja muid võimalusi. Enamasti viitavad postituse need tähendavad töötaja, kes täidab ülesandeid (ülesannete) kui firma juht ja üksikute juhtide äriüksuste. Selgub, et sekretäri ametikoha sel juhul vähendatakse täitmist ühe tellimusi organisatsioonilisi ja tehnilisi küsimusi.

Mida peaks teadma ja tegema sekretär

Daily sekretär täidab järgmisi ülesandeid:

1. Teabe saamine oma alluvate üle oma pea.
2. Korraldage telefoni manager. Tema puudumisel saada teavet ja seejärel viia see tähelepanu direktor.
3. Saate ning säilitama telefoni sõnumeid.
4. Loo tingimused normaalseks tööks pea: jälgida nõudlus kirja- ja kontoritehnika.
5. Et aidata tootmise korraldamist konverentside ja koosolekute. Tooge osalejatele kuupäev, koht ja kellaaeg sündmus. Koguge vajalikud materjalid, et tagada osavõtuta esindajatele ja hoida koosoleku protokolli.
6. Pidama arvestust ettevõttes. Selleks, sekretär peaks teostama vastuvõtt, korraldada sissetulevad kirjad ja saadab selle juhtimine. Siis, mis põhineb kehtestatud viisa saata dokumente esinejad all maali. Ülesandeid sekretär ka kontrolli käigu, ajakava ja tulemused nende täitmise.
7. Tehakse tööd trükkimine ja dokumentide paljundamisega.
8. Korralda vastuvõtu külastajate Ettevõtte juht ja võime luua tingimused võimalikult kiire lahenduse küsimustest.

Selleks, et saavutada neid näiliselt lihtne sekretäri ametikoha, töötaja peab teadma:

• kogu struktuuri ettevõtte juhtimine ja selle struktuuriüksuste;
• määrused, personali ja ettevõtte ülesehitus, selle profiili arengupotentsiaal ja spetsialiseerumise;
• määruste nõuetekohast läbiviimist;
• kasutamise eeskirjad kontoriseadmete ja sidevahendid;
• reeglid BTP, alates, tuleohutuse ja tööhügieeni;
• reeglid töökorraldusele töökohal;
• regulatiivsete ja õigusaktid, tellimusi, määrused, juhendid, planeerimine, raamatupidamine ja kvaliteedikontrolli tööd.

eripära Clerk

Kui me räägime konkreetse, kitsas spetsialiseerumine, on olukord mõnevõrra erinev. Võtame näiteks, ülesannete peasekretäri Clerk. Väga postituse pealkirjal on selgelt määratletud aspekt tööst. Tavaliselt iga ettevõte on juba ametijuhend, mis kirjeldab tegevusi spetsialist kontoritöö. Kui selline korraldus ei ole kohal, siis on parem luua. Selleks tuleks kasutada kvalifikatsiooni käsiraamat, kus proove on ligikaudsed. Pärast seda, standard versioon on vajalik muuta seoses konkreetse organisatsiooni spetsiifilised ja sisemise funktsioone. Üldiselt vastutust peasekretäri Clerk peaks selgelt jälgitav kolme põhivaldkonda:

1. Tegelemine kirjavahetus. Vastuvõtt, töötlemine ta kaasaegsete meetodite ja õigeaegne lähetamist.
2. Sobivad juhtimise sisemiste dokumentatsiooni.
3. Registreerimine, range arvestus ja dokumentide üleandmist arhiivi ladustamiseks.

Tunnused referent

Mõnel ettevõtted kehtestanud töötajatele selle ametikoha, mis sisaldab erinevaid ülesandeid: alates "help desk" kuni "režissööri assistendina." Selline spetsialist peaks olema põhjalikud teadmised ja heal olukorda. Ülesandeid sekretaryareferenta veidi laiendatud tänu suurenenud võimsus. Üldiselt see on - normaalse töö sekretär, kuid sõna "assistent" on teha mõned täiendused standard nimekirja. Eelkõige juhiabi saab iseseisvalt läbi vastuvõtu külastajate teatud küsimustes. Omades teatud informatsiooni, mis tal on võimalik teha oma otsuseid. Lisaks abijuhatajaks teostab oluline ülesandeid seoses organisatsiooni tegevusega (ettevõte). Mõnikord juhiabi süüdistatakse vastutusel HR halduse. Seda tehakse ainult siis, kui kogusumma töö võimaldab teil sooritada täiendavaid ülesandeid.