Kuidas koostatakse tööjõu kogukonna protokoll?

Kontoritöö mis tahes ettevõttes (organisatsioonis) on ette nähtud vajalike dokumentide loomine, nõuetekohane registreerimine ja arvestus. See funktsioon on tavaliselt määratud sekretäri või personali üksuse personali ülesannete täitmiseks. Muude väärtpaberite hulgas peetakse protokolli üheks olulisemaks organisatsiooni- ja haldusdokumendiks. Kuidas ja milleks see on tehtud? Vastake neile küsimustele järk-järgult.

Koosoleku korraldamine ja protokollide koostamine

Praktiliselt protokoll (koosolekud, kohtumised, koosolekud, konverentsid, seminarid) on dokument, mis kajastab arutlusel olevate küsimuste jada, tehakse fikseeritud otsuseid ja määratakse kindlaks nende rakendamise tingimused. Töögrupi koosoleku protokolle hoiab tavaliselt koosoleku sekretär. Seejärel koostab ta selle vastavalt ja annab selle üle allkirja esimehele. Koosoleku korraldamise ja pidamise kogu menetluse mehhanism on üsna lihtne. Esiteks peate tegema ettevalmistustööd. Sekretär tegeleb sellega. Ta peab:

1. Koosoleku juhtimine koordineerib. Mõned küsimused on tavaliselt arutatud. Sekretär määrab nende arutelu järjestuse, võttes arvesse heakskiidetud eeskirju. Seejärel tuleb päevakorda tutvuda kõigi koosoleku osalistega ja kutsutud inimestega.
2. Valmista registreerimisleht. See dokument, mille sekretär teeb, et hiljem registreerida osalejate arv.
3. Osalejate kõnede ja viitekirjanduse lehed (graafikud, tabelid, majanduslikud arvutused). Sekretär peaks olemasolevad dokumendid kopeerima ja neid jagama kõigile kohalviibijatele.
4. Hoidke üksikasjalikku ülevaadet koosoleku edenemisest.
5. Kohe koosoleku lõpus koostab nõuetekohaselt töökoosoleku kokkukutsumise protokoll ja saadab selle esimehele (ettevõtte juhile) tutvumiseks ja heakskiitmiseks.

Selline dokument on koostatud vastavalt kindlale GOST-le. Töökoosoleku protokoll, nagu iga teine, koosneb mitmest osast:

1. Pealkiri. See sisaldab:

• Organisatsiooni nimi (JSC "Himplast");
• Dokumendi tüüp (nimi) ("Protokoll");
• Kuupäev ja number;
• Kohtumise koht (protokoll);
• Pealkiri ("Kollektiivsed kollektsioonid").

2. Sissejuhatav. Siin näidatakse: koosoleku esimehe nimi, tema sekretär, samuti kohalviibijad ja kutsutud isikud. Näiteks:

Esimees - Mikhailov SM

Sekretär Ivanov II

Kohal: Sidorov A.R., Koshkin S.T.

Kutsutud: direktor OOO "Rus" Petrov NK, kommertsjuhataja firma "Värv" Semenov TD

Kui saalis olevate töötajate arv on üle 15 inimese, registreeritakse registreerimislehe alusel ainult nende koguarv.

3. Peamine. See sisaldab tingimata 3 komponenti:

• Keda "kuula";
• Koosolekul "Valitud kõned";
• See lõpuks "otsustas" ("lahendatud").

4. Registreerimine. Töögrupi koosoleku protokoll lõpeb esimehe ja sekretäri allkirjadega, märkides ametikoha ja ametikoha nime ja perekonnanime.

Kõigi dokumentide töötlemiseks kulub natuke aega, kuid mitte rohkem kui 5 päeva. Pärast kolleegiumi koosoleku protokollile allakirjutamist jääb täielik õigusjõud. Seejärel tuleb meeles pidada kõikidele meeskonna liikmetele. Selle tegemiseks tehke selle koopia ja saatke see töötajatele koos ülevaatuslehega.

Erinevad võimalused

Töörühma koosoleku protokollide koostamisel valib sekretär iseseisvalt. Kui erinevate komisjonide loomise päevakorda on küsimusi ja nende koosseisu heakskiitmist, on põhielemendi muutmine õigem. Loogilisem ja arusaadav versioon koosneb järgmistest osadest:

• "Nad pakkusid valima";
• "Hääletasid: vastu, erapooletuks jäi";
• "Otsus tehti".

Selles vormis on valimiste olulisus ja kandidaatide arutamise kord nähtavam. Ülejäänud osa dokumendist võib jätta muutmata.

Kitsas ringis

Võite lugeda töökoosoleku kokkukutsumise protokolli näiteks, kus kohal on ainult ettevõtte töötajad. Sellisel juhul ei ole vaja "kutsutud" isikuid märkida ja see kirje lihtsalt tühistatakse. Ja kui sellel koosolekul kaalutakse ainult ühte küsimust, siis dokument täidetakse lihtsustatud versiooniga. Et tutvuda, ei ole koopiaid vaja jagada kõikidele kohal olevatele. Sellisel juhul saab ülesannet lihtsustada. Sekretär võib protokolli väljavõtte teha ja avaldada teadetetahvlil. Koos kohtumise tulemustega näevad seda kõik kolleegi huvitatud liikmed, sealhulgas need, kes ei saanud osaleda isiklikult. Selline dokument on originaaldokumendi täielik koopia, välja arvatud esimehe allkiri. Selle asemel kuvatakse sekretäri poolt tehtud kontrollkiri.