SMART-ülesannete seadistamine: näited

Ükskõik millisele kaasaegsele tegevusvaldkonnale, olgu tegemist ehitustööstusele, haridusvaldkonnale või infotehnoloogiale, võib projektiga tegeleda. Projekti tegevus võimaldab teil ülesande õigesti sõnastada, valida eesmärgi ja panna rõhku olulistele aspektidele, suunates kogu töökorralduse õiges suunas. Projekti tegevuses on oluliseks etapiks eesmärgi seadmine. Üheks populaarseks ja efektiivseks eesmärkide seadmise meetodiks on SMART (SMART) tehnoloogia .

Mis on SMART-ülesanne?

See eesmärkide seadmise tehnoloogia on ilmunud juba pikka aega ja on juba ennast parimast küljest tõestanud. Tänu sellele meetodile on ülesande selgelt võimalik sõnastada, saadaolevat teavet üldistada, ressursside tingimuste ja koguse valimiseks. Kõik enesekindel juhid peavad oskama SMARTi ülesandeid seada.

SMART on lühend, mis tähistab:

• Spetsiifiline - spetsiifiline.
• Mõõdetav.
• Saavutatav - saavutatav.
• Realistlik - Pragmaatiline (Real).
• Ajastatud - määratud aja järgi.

Analüüsime iga komponendi üksikasjalikumalt.

Konkreetsed - ülesanne peaks olema konkreetne

Eri projekti eduka rakendamise tõenäosuse suurendamiseks on vaja kindlaks määrata konkreetne eesmärk. Tegelikult peame algstaadiumis otsustama, milline on tulemus. Tuleviku eesmärgi spetsifikatsioon aitab paljusid küsimusi, mis peidetakse akronüümi 5W taga:

• Mis? (Mis?) - Mida mul on vaja, millist eesmärki ma püüan, mida ma tahan saavutada?
• Miks? (Miks?) - Miks ma vajan seda või oma meeskonda / ettevõtet?
• Kes? (Kes?) - kes selle ülesande täitma hakkab?
• Kus? (Kus?) - kuhu peaksin selle ülesande täitma?
• Mis? (Mis?) - Millised on nõuded ja piirangud, millega peate silmitsi seisma?

On oluline mõista: kui eesmärk on üks, siis tulemus järgib seda. Kõik muudatused tulemuste plaanis peaksid sisaldama eesmärkide arvu muutusi.

Mõõdetav - ülesanne peab olema mõõdetav

SMARTi eesmärkide ja eesmärkide seadmine nõuab selget arusaamist selle ülesande eduka täitmisest. Edukuse mõõtmist saab väljendada teatud rahalise kasu või veebiliikluse suurenemise, publiku arvu ja nii edasi.

Mõõdetava ülesande selgemaks formuleerimiseks tuleb pöörduda ennast järgmiste küsimustega:

• Millisel eesmärgil peetakse eesmärki lahendatuks?
• Milline valitud näitajatest (tulu suurus, veebiressursside külastuste arv) mõjutab edu rohkem ja näitab, et ülesanne on lõpetatud?
• Milline peaks olema selle näitaja väärtus, et projekt või ülesanne oleks edukalt lõpule viidud?

Aktsepteeritav - ülesanne peaks olema saavutatav

SMARTi ülesannete seadmine nõuab realistliku ülesande seadmist, mida teie meeskond või ettevõte suudab saavutada. See on SMART-süsteemi väga oluline element, kuna see mõjutab esile tõstetud motivatsiooni. Ületamatuid eesmärke peaaegu kunagi ei lõppe. Et jällegi unistus ei jääks ja kinni reaalsusest, peaks tuginema töökogemusele, teatud ressursside olemasolule. Samuti on vaja meeles pidada olemasolevaid piiranguid.

Järgmised võivad olla piirangud:

• Ajutine ressurss.
• Investeeringute kättesaadavus.
• Töötajate / esinejate arv.
• Olemasolevad teadmised ja kogemused (inimkapital).
• Juurdepääs vajalikule teabele.
• Juht võime täielikult kontrollida tööprotsessi.

Realistlik - ülesandel peaks olema väärtus

SMARTi ülesannete seadmine on selle adekvaatsuses erinev, on oluline mitte ainult tööprotsessi ette kirjutamine, vaid ka täpselt nende eesmärkide saavutamine, mis on ettevõttele olulised. Peate valima eesmärgid, mis on pikas perspektiivis kasulikud ja võimaldavad meeskonnal / firmal areneda.

Lihtsamalt öeldes, kui eesmärgil realiseerimisel ei ole mingit kasu, siis see ei ole SMART-eesmärk, ja sellega töötamine on raiskamine.

Oluline on märkida, et tähtis on mitte ainult pragmaatiline komponent, vaid ka eesmärgi ühilduvus ettevõtte tegelikkusega, testamenditäitjate põhimõtted ja üldine arengustrateegia.

Ajastatud - ülesandel peaks olema ajakava

SMARTi ülesannete seadistamise süsteem paneb esitajale piiranguid, sealhulgas piiratud aja ressurssi. Sellise ülesande moodustamiseks on vaja kindlaks määrata tähtaeg (tähtaeg), mille ületamine automaatselt muudab eesmärgi / projekti ebaõnnestumiseks.

Selline piirang mõjub positiivselt motiveerivale komponendile ja hõlbustab ka ülesande täitmise kontrolli.

Loomulikult tuleks ülesanne ennast, ressursside arvutamine jne kujundada, võttes arvesse ajalisi piiranguid. Lihtsamalt öeldes peab ülesande täitmiseks vajalik aeg korreleeruma ettenähtud tähtaegadega.

SMART-ülesannete seadistamine: näide

Siin on üks visuaalne proov.

Oletame, et toru tootva ettevõtte töötaja (nimetame teda Lena) sai ühe kliendi jaoks suure tellimuse, kontrollides kauba kättesaadavuse andmebaasi, Lena nõustub selle tarnima kliendile. Mõne aja pärast helistab klient Lena'ile ja deklareerib, et kauba kogus ei vasta kokkulepitud summale. See juhtus, kuna teine töötaja müüs torusid teisele kliendile tunni varem.

Sellist uudishimu saab vältida, kui Lena töötab SMART-skeemil:

• S-Lena moodustab selgelt tellimuse, selgitab välja, mida klient vajab.
• M - Lena määrab vajalike kaupade hulga, mida klient peaks saama.
• A - Lena koordineerib tellimust nii kliendiga kui ka ettevõtte töötajatega. Näiteks võib ta laos helistada ja veenduda, et kliendile õige aeg piisab.
• R - tehtud toimingud aitaksid tagada, et ülesanne on teostatav ja ei tekita ettevõtte jaoks probleeme.
• T - saadud teabe alusel oleks võimalik määrata realistlik ajakava.

Seega aitab SMARTi ülesannete määramine aidata töötajail kavandatud tehingu ellu viia, ilma et see kahjustaks ettevõtte usaldusväärsust.

Tehnoloogia eesmärkide seadmine SMART igapäevaelus

SMART-i ülesannete määramise oskused võivad olla kasulikud igapäevaelus, sest projekti tegevuste struktuuri saab rakendada mis tahes eesmärgil.

Kujutage ette, et keegi on suutnud vabaneda soovist õppida võõrkeelt, sest see eeldab paljutõotavat tööd tõlkina.

• S - isik selgelt kujundab oma eesmärki: õppida keelt. Ta teab, et ta töötab üksi, ta teab, et see oskus võimaldab tal head tööd teha. Ta teab ka, milliste raskustega on see protsess ühendatud ja kust alustada.
• M - kuidas mõõta keeleteadmisi? Sellisel juhul võib sertifikaadi olemasolu olla kriteeriumiks. Samasugust tunnistust saab rahvusvaheliste eksamite läbimisel.
• A - Kas see on saavutatav eesmärk? Jah. Inimesel on palju vaba aega, internetiühendus, võimalus minna kursustele ja raha nende kursuste jaoks.
• R - kas see ülesanne on kasulik? Jah. Sellest oskusest nagu võõrkeele valdamine võite saada kasu.
• T - selleks, et klassid ei jääks ilma ja kirjutataks, saab inimene määrata konkreetse aja, näiteks ühe aasta. Selleks ajaks piisab vajalike oskuste saamiseks.